Ein Gig ist mehr als der Abend auf der Bühne. Dahinter steckt ein langer Prozess: Anfrage, Angebot, Vertragsverhandlung, Vorbereitung, Auftritt, Rechnung, Zahlung. Wer das über WhatsApp, Excel und Word-Vorlagen abwickelt, verliert schnell den Überblick – und manchmal auch Geld, weil Absprachen untergehen.
Dieser Artikel zeigt, wie ein kompletter Gig-Workflow in BandBook aussieht – von der ersten Anfrage bis zur gebuchten Zahlung.
Schritt 1
Die Anfrage kommt rein
Buchungsanfragen landen auf zwei Wegen in BandBook: Entweder schreibt ein Veranstalter direkt über das öffentliche Bandprofil – dort gibt es ein Anfrage-Formular das Datum, Location, Art des Events und Kontaktdaten abfragt. Oder ihr habt das Formular als Iframe auf eurer eigenen Website eingebettet.
In beiden Fällen landet die Anfrage automatisch als Gig-Entwurf in BandBook – inklusive aller Angaben des Veranstalters. Natürlich könnt ihr einen Gig auch jederzeit manuell anlegen – etwa wenn eine Anfrage per Telefon oder E-Mail reinkommt.
Und noch ein Tipp: BandBook lässt sich genauso gut für ausgehende Bewerbungen nutzen. Ihr bewerbt euch für ein Festival, ein Open-Air oder einen Showcase? Legt den Gig als Entwurf an, schickt die Bewerbung direkt per E-Mail aus BandBook und wartet auf Antwort – der komplette Kommunikationsverlauf bleibt am Gig dokumentiert. So geht keine Bewerbung mehr unter und ihr seht auf einen Blick bei welchen Events ihr noch auf Antwort wartet.
Schritt 2
Angebot versenden
Der Gig-Entwurf enthält bereits die Basis: Datum, Location, Veranstaltungsart. Jetzt tragt ihr die Gage ein und ergänzt bei Bedarf zusätzliche Rechnungsposten – Anfahrt, Übernachtung, Backline-Miete.
Aus diesen Daten generiert BandBook per Klick ein Angebot als PDF. Alle relevanten Daten werden automatisch eingesetzt – ihr müsst nichts mehr in eine Word-Vorlage tippen oder einen Serienbrief zusammenbauen. Das fertige Angebot verschickt ihr direkt aus dem Gig heraus per E-Mail an den Veranstalter.
Schritt 3
Vertrag erstellen und versenden
Kommt eine positive Rückmeldung, folgt der Auftrittsvertrag. In BandBook baut ihr euren Vertrag einmalig aus eigenen Klauseln zusammen – Gage, Zahlungsbedingungen, Technik-Anforderungen, Storno-Regelungen. Platzhalter wie {{gage}}, {{datum}} oder {{veranstalter}} werden beim Generieren automatisch mit den Gig-Daten befüllt.
Ergebnis: ein druckfertiger Vertrag als PDF, generiert in Sekunden, direkt aus dem Gig heraus per E-Mail versandt. Kein Word, kein Serienbrief, keine veraltete Vorlage irgendwo auf Dropbox.
Schritt 4
Tech Rider vorbereiten und verknüpfen
Sobald der Gig bestätigt ist, verknüpft ihr den passenden Tech Rider direkt am Gig. Ob Kneipe, Festival oder Outdoor-Auftritt – in BandBook könnt ihr mehrere Rider für verschiedene Situationen anlegen. Den richtigen wählt ihr dann je nach Veranstaltung aus.
Der Rider enthält Besetzung, Channelliste, Stage Plot und freie Textblöcke. Per Klick als PDF exportiert und an den Veranstalter oder Ton-Mann geschickt – alles innerhalb von BandBook, alles im E-Mail-Log des Gigs dokumentiert.
Schritt 5
Setliste festlegen
Jetzt legt ihr die Setliste für den Abend fest und verknüpft sie mit dem Gig. BandBook generiert daraus automatisch verschiedene PDF-Formate: einen kompakten Bühnenzettel für den Bühnenboden, eine Notenständer-Übersicht oder ein vollständiges Songbook mit Leadsheets in der richtigen Reihenfolge.
Alle Bandmitglieder sehen die Setliste sofort in der App – kein Verteilen von PDFs per WhatsApp, keine Frage mehr welche Version die aktuelle ist. Und wer GEMA-pflichtige Songs spielt: BandBook generiert auch die GEMA-Setliste für den Veranstalter direkt aus der Setliste.
Schritt 6
Equipment packen – nichts vergessen
Vor dem Auftritt kommt die Packliste. In BandBook sind Setups gespeichert – z.B. ein "Festival Setup" oder ein "Kneipe Setup" – die aus Containern und Equipment-Items bestehen. Für den Gig wählt ihr das passende Setup, BandBook generiert automatisch die komplette Itemliste.
Jedes Bandmitglied sieht nur die Items die es selbst mitbringen muss. Beim Einpacken wird direkt in der App abgehakt. Nie wieder "Wer hat eigentlich die DI-Box?"
Schritt 7
Rechnung nach dem Gig
Nach dem Auftritt generiert ihr mit einem Klick die Honorarrechnung – direkt aus dem Gig heraus. Gage, Datum, Veranstalter, eure Bankdaten und alle zusätzlichen Rechnungsposten werden automatisch eingesetzt. Die Rechnungsnummer zählt BandBook selbst hoch.
Das fertige PDF schickt ihr per E-Mail an den Veranstalter – wieder direkt aus BandBook, wieder automatisch im E-Mail-Log des Gigs dokumentiert. Und wer am Abend nach dem Gig keine Lust auf Bürokratie hat: E-Mails lassen sich in BandBook terminieren. Rechnung vorher fertigmachen, auf morgen früh 9 Uhr planen – während ihr noch schläft landet sie automatisch beim Veranstalter.
Schritt 8
Zahlung buchen
Geht die Zahlung ein, bucht ihr die Einnahme direkt mit einem einzigen Klick in die Bandfinanzen. Kontostand und GuV-Ergebnis werden automatisch aktualisiert. Am Jahresende steht auf Knopfdruck die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) zur Verfügung – fertig für den Steuerberater.
Der Überblick
Zusammengefasst sieht ein vollständiger Gig-Workflow in BandBook so aus:
- Anfrage → automatisch als Gig-Entwurf (Profil/Website) oder manuell eingetragen
- Eigene Bewerbungen → Gig anlegen, Bewerbung per E-Mail versenden, auf Antwort warten – alles dokumentiert
- Angebot → automatisch aus Gig-Daten generiert, per E-Mail versandt
- Vertrag → aus eigenen Klauseln zusammengebaut, Platzhalter automatisch befüllt
- Tech Rider → passenden Rider verknüpfen, als PDF an Veranstalter
- Setliste → festlegen, Songbook generieren, alle sehen die aktuelle Version
- Packliste → Setup wählen, in der App abhaken
- Rechnung → per Klick aus Gig-Daten, E-Mail-Log dokumentiert alles
- Zahlung → in Bandfinanzen buchen, EÜR automatisch
Wer diesen Workflow einmal eingerichtet hat, spart bei jedem weiteren Gig erheblich Zeit – und hat gleichzeitig eine vollständige Dokumentation die bei Unstimmigkeiten mit Veranstaltern oder fürs Finanzamt hilfreich ist.
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